월말마다 부서별 매출을 정리하다 보면, 영업1팀 실적만 골라서 더하려고 셀을 하나하나 클릭해 가며 SUM을 걸던 시절이 있었어요. 팀이 대여섯 개로 늘어나니 이 방식은 금방 한계가 오더군요. 하나 빠뜨리기도 하고, 데이터가 추가되면 다시 손봐야 했으니까요. 그때 알게 된 게 바로 SUMIF와 COUNTIF입니다. "조건에 맞는 것만 더하고, 조건에 맞는 것만 세어라"라고 시키는 함수예요.
이 글에서는 두 함수의 기본 구조와 인수 순서, 부서별 매출 합계와 특정 값 개수를 구하는 실전 예제, 와일드카드 활용, 그리고 조건이 여러 개일 때 쓰는 SUMIFS·COUNTIFS까지 차례대로 정리해 보겠습니다.
SUMIF와 COUNTIF는 무슨 함수인가요?
이름을 뜯어 보면 뜻이 그대로 보입니다. SUM(더하기) + IF(조건), COUNT(세기) + IF(조건)이에요. 즉 조건에 맞는 셀만 골라서 더하거나 개수를 센다는 뜻입니다. 전체를 다 더하는 SUM, 전체 개수를 세는 COUNT에 "이런 것만"이라는 필터가 하나 붙은 셈이라고 생각하면 편합니다.
가장 헷갈리는 부분이 인수 순서라 먼저 짚고 가겠습니다. 두 함수의 기본 구조는 이렇게 생겼어요.
=COUNTIF(범위, 조건)
- 조건범위: 조건을 따져 볼 셀 영역입니다. 예를 들어 "부서" 열이 여기에 들어가요.
- 조건: 무엇을 찾을지입니다. "영업1팀" 같은 텍스트나 ">=100" 같은 비교식을 넣습니다.
- 합계범위: 조건이 맞았을 때 실제로 더할 값이 있는 영역입니다. "매출" 열이 여기 들어가요.
SUMIF에서 특히 주의할 점이 있어요. 순서가 조건범위가 먼저, 더할 값(합계범위)이 맨 뒤라는 겁니다. 조건을 따지는 열과 실제로 더하는 열이 서로 다르다는 걸 놓치면 엉뚱한 결과가 나옵니다. COUNTIF는 그냥 개수만 세면 되니 합계범위 없이 범위와 조건 두 개면 끝이에요.
부서별 매출 합계 구하기 (SUMIF 예제)
실제 표로 가 보겠습니다. 이런 데이터가 있다고 해 볼게요.
- A열: 부서 (A2부터 A100까지)
- B열: 매출 (B2부터 B100까지)
이제 영업1팀의 매출만 전부 더하고 싶습니다. 조건인 "영업1팀"을 E2 셀에 적어 뒀다고 하면, 수식은 이렇게 씁니다.
해석하면 "A2:A100 부서 열에서 E2(영업1팀)와 같은 행을 찾아, 그 행의 B열 매출을 모두 더해라"입니다. 조건을 직접 넣고 싶다면 E2 대신 "영업1팀"처럼 큰따옴표로 감싸서 적어도 됩니다. 부서 이름만 바꿔 아래로 복사하면 팀별 매출표가 순식간에 완성돼요.
범위는 $A$2:$A$100처럼 F4 키로 절대참조를 걸어 두세요. 그냥 A2:A100으로 쓰면 아래로 복사할 때 범위가 한 칸씩 밀려 내려가 결과가 어긋납니다.
숫자 조건도 가능합니다. 매출이 100만 원 이상인 건만 더하고 싶다면 =SUMIF($B$2:$B$100, ">=1000000")처럼 쓰면 되는데, 이때는 조건을 따지는 열과 더하는 열이 같으므로 합계범위를 생략할 수 있어요. 생략하면 조건범위가 곧 합계범위가 됩니다.
특정 값 개수 세기 (COUNTIF 예제)
이번엔 영업1팀이 표에 몇 건 들어 있는지 세어 보겠습니다. 같은 A열을 쓴다면 이렇게 씁니다.
"A2:A100에서 영업1팀이라고 적힌 셀이 몇 개인지 세어라"라는 뜻입니다. 결과로 건수가 딱 나와요. COUNTIF는 활용 폭이 넓은데, 대표적으로 중복 확인에 자주 씁니다. 예를 들어 어떤 값이 목록에 두 번 이상 있는지 보려면 그 값의 COUNTIF 결과가 2 이상인지 확인하면 되고, 재고가 0인 품목이 몇 개인지 세거나 특정 점수 이상 받은 인원을 세는 데도 그대로 쓸 수 있습니다.
와일드카드로 "포함" 조건 걸기
조건을 정확히 일치가 아니라 "이걸 포함하는" 식으로 느슨하게 주고 싶을 때가 있어요. 이때 쓰는 게 와일드카드 기호입니다. 텍스트 조건에서만 동작한다는 점을 기억하세요.
- *(별표): 글자 수 상관없이 아무 문자나 대체합니다. "영업*"이라고 하면 영업1팀, 영업2팀, 영업지원 등 영업으로 시작하는 모든 값이 걸려요.
- ?(물음표): 딱 한 글자만 대체합니다. "영업?팀"은 영업1팀, 영업2팀처럼 가운데가 한 글자인 경우만 잡습니다.
예를 들어 이름에 "영업"이 들어가는 모든 부서의 매출을 더하려면 이렇게 씁니다.
별표(*)나 물음표(?) 자체를 글자로 찾고 싶다면 앞에 물결표를 붙여 ~*, ~?처럼 쓰면 됩니다. 그래야 특수 기호가 아닌 진짜 문자로 인식해요.
조건이 여러 개면 SUMIFS·COUNTIFS
"영업1팀이면서 매출이 100만 원 이상"처럼 조건을 두 개 이상 걸어야 할 때는 끝에 S가 붙은 SUMIFS, COUNTIFS를 씁니다. 여기서 인수 순서가 SUMIF와 크게 달라지니 꼭 주의하세요.
가장 큰 차이는 SUMIFS는 합계범위가 맨 앞에 온다는 점입니다. SUMIF는 합계범위가 맨 뒤였는데, SUMIFS는 반대로 제일 먼저 적고 그다음부터 조건범위와 조건을 짝지어 나열합니다. 영업1팀이면서 매출 100만 원 이상인 값만 더한다면 이렇게 됩니다.
COUNTIFS는 더할 값이 필요 없으니 조건범위와 조건 쌍만 나열하면 됩니다. 네 함수의 차이를 한눈에 비교하면 아래 표와 같아요.
| 함수 | 하는 일 | 조건 개수 | 인수 순서 |
|---|---|---|---|
| SUMIF | 조건에 맞는 값 더하기 | 1개 | 조건범위, 조건, 합계범위 |
| COUNTIF | 조건에 맞는 개수 세기 | 1개 | 범위, 조건 |
| SUMIFS | 여러 조건 만족 값 더하기 | 여러 개 | 합계범위, 조건범위1, 조건1, ... |
| COUNTIFS | 여러 조건 만족 개수 세기 | 여러 개 | 조건범위1, 조건1, ... |
정리하면 조건이 하나면 SUMIF·COUNTIF, 여러 개면 SUMIFS·COUNTIFS를 쓰면 됩니다. 사실 조건이 하나여도 SUMIFS·COUNTIFS로 통일해서 쓰는 분도 많아요. 합계범위가 앞으로 오는 순서만 익숙해지면 조건을 뒤에 계속 추가할 수 있어 더 유연하거든요.
- SUMIF는 (조건범위, 조건, 합계범위) 순서 — 더할 값이 맨 뒤.
- COUNTIF는 (범위, 조건)으로 개수만 셈 — 합계범위 없음.
- 와일드카드 *는 여러 글자, ?는 한 글자 대체(텍스트 조건 한정).
- 조건이 여러 개면 SUMIFS·COUNTIFS — SUMIFS는 합계범위가 맨 앞이라 순서 주의.
- 범위는 F4로 절대참조($) 고정 후 복사해야 값이 안 밀림.