엑셀로 성적표나 평가표를 만들다 보면 "60점 넘으면 합격, 아니면 불합격" 같은 판정을 셀마다 손으로 적어 넣게 되는 순간이 옵니다. 저도 처음엔 점수를 하나하나 눈으로 보고 옆 칸에 직접 타이핑했는데, 스무 명만 넘어가도 지치더군요. 게다가 나중에 기준 점수가 바뀌면 처음부터 다시 고쳐야 했습니다.
이럴 때 쓰는 게 바로 IF 함수입니다. "조건이 맞으면 이걸, 아니면 저걸 보여 줘"라고 엑셀에게 시키는 함수예요. 이 글에서는 IF의 기본 구조부터 실전 예제, 비교연산자, 그리고 조건이 여러 개일 때 쓰는 IFS 함수와의 차이까지 차례대로 풀어 보겠습니다.
IF 함수는 결국 "만약에" 판단입니다
IF는 이름 그대로 "만약에"를 처리하는 함수입니다. 우리가 머릿속으로 "이 점수가 60점 이상이면 합격이고, 아니면 불합격이지" 하고 판단하는 과정을 그대로 수식으로 옮긴 거예요. 기본 구조는 이렇게 생겼습니다.
인수는 세 개뿐입니다. 하나씩 뜯어 보면 어렵지 않아요.
- 조건: 참인지 거짓인지 판단할 내용입니다. "B2가 60 이상인가?" 같은 질문이 여기 들어갑니다.
- 참일때_값: 조건이 맞았을 때 셀에 표시할 값입니다.
- 거짓일때_값: 조건이 틀렸을 때 표시할 값입니다.
즉 IF는 조건을 딱 한 번 따져서, 맞으면 앞의 값을, 틀리면 뒤의 값을 내놓는 아주 단순한 구조입니다.
따라 하기: 점수로 합격·불합격 판정
실제 예제로 가 보겠습니다. A열에 이름, B열에 점수가 들어 있고, C열에 합격 여부를 표시하고 싶다고 해 볼게요. 커트라인은 60점입니다. C2 셀에 다음 수식을 넣습니다.
해석하면 이렇습니다. "B2 점수가 60 이상이면 합격을, 그렇지 않으면 불합격을 표시해라." 수식을 입력하고 C2 셀의 오른쪽 아래 모서리를 아래로 드래그하면, 나머지 사람들의 판정도 한 번에 채워집니다. 기준 점수를 70점으로 바꾸고 싶으면 수식의 60만 70으로 고치면 전체가 다시 계산돼요.
여기서 "합격"처럼 결과로 글자를 내보낼 때는 반드시 큰따옴표로 감싸야 합니다. 큰따옴표를 빼먹으면 엑셀은 그걸 함수나 이름으로 오해해서 #NAME? 오류를 냅니다.
비교연산자, 조건을 만드는 재료입니다
IF의 조건 부분에서 값을 비교할 때 쓰는 기호를 비교연산자라고 합니다. 이 기호들만 알아 두면 웬만한 조건은 다 만들 수 있어요.
- >= : 크거나 같다 (예: B2>=60, 60점 이상)
- <= : 작거나 같다 (예: B2<=100)
- > / < : 크다 / 작다 (같은 값은 포함하지 않음)
- = : 같다 (예: B2="합격")
- <> : 같지 않다 (예: B2<>"결석")
주의할 점은 "이상"과 "초과"의 차이입니다. 60점부터 합격이면 >=60이지만, 60점 초과(즉 61점부터)라면 >60이라고 써야 해요. 이 한 글자 차이로 60점인 사람의 당락이 갈리니 조건을 정할 때 꼭 확인하세요.
조건이 여러 개면 중첩 IF와 IFS 중 무엇을 쓸까요
합격·불합격처럼 결과가 두 가지면 IF 하나로 충분합니다. 그런데 "90점 이상 A, 80점 이상 B, 70점 이상 C, 나머지 F"처럼 등급을 나눠야 하면 조건이 여러 개가 되죠. 이럴 때 방법은 두 가지입니다.
첫째는 IF 안에 IF를 또 넣는 중첩 IF입니다. 거짓일때_값 자리에 다음 IF를 계속 이어 붙이는 방식이에요.
둘째는 엑셀 2019와 마이크로소프트 365에서 쓸 수 있는 IFS 함수입니다. 조건과 값을 나란히 쭉 나열하기만 하면 되고, 괄호를 겹겹이 닫을 필요가 없어서 훨씬 읽기 편해요.
맨 끝의 TRUE는 "위 조건에 하나도 안 걸린 나머지"를 처리하는 부분입니다. 중첩 IF의 마지막 거짓값과 같은 역할을 해요. 둘의 차이를 표로 정리하면 이렇습니다.
| 구분 | 중첩 IF | IFS 함수 |
|---|---|---|
| 구조 | IF 안에 IF를 계속 삽입 | 조건, 값을 순서대로 나열 |
| 가독성 | 조건이 많으면 괄호가 복잡해짐 | 한눈에 읽기 쉬움 |
| 지원 버전 | 모든 버전에서 사용 가능 | 엑셀 2019, 365 이상 |
| 추천 상황 | 조건 2~3개, 구버전 호환 필요 | 조건 여러 개, 최신 버전 |
정리하면, 조건이 두세 개고 구버전과도 호환돼야 한다면 중첩 IF, 조건이 많고 최신 엑셀을 쓴다면 IFS가 유리합니다.
초보가 흔히 하는 두 가지 실수
IF 함수에서 초보자가 거의 다 한 번씩 겪는 실수가 있습니다. 미리 알아 두면 헤매는 시간을 크게 줄일 수 있어요.
- 텍스트를 큰따옴표로 안 감싸기: 결과로 글자를 내보낼 땐 반드시 "합격"처럼 큰따옴표를 붙여야 합니다. 숫자는 그냥 60이라고 쓰지만 글자는 따옴표가 필수예요. 이걸 빠뜨리면 #NAME? 오류가 납니다.
- 조건 순서를 거꾸로 놓기: 중첩 IF나 IFS는 위에서부터 조건을 검사하다가 처음으로 맞는 걸 만나면 거기서 멈춥니다. 그래서 등급을 나눌 땐 가장 높은 점수 조건부터 써야 해요. 만약 B2>=70을 맨 앞에 두면 95점도 70 이상이라 조건에 걸려서 엉뚱하게 낮은 등급이 나옵니다.
조건 순서가 헷갈린다면 "촘촘한 조건(높은 점수)을 먼저, 넓은 조건(낮은 점수)을 나중에"라고 기억하세요. 위에서 아래로 걸러지는 체라고 생각하면 이해가 쉽습니다.
- 구조: =IF(조건, 참일때, 거짓일때) — 조건을 한 번 판단해 값을 고름.
- 글자 결과는 반드시 큰따옴표로 감싸기(안 하면 #NAME? 오류).
- 비교연산자 >=(이상)와 >(초과)를 구분해서 사용.
- 조건이 많으면 중첩 IF보다 IFS(엑셀 2019/365)가 읽기 편함.
- 등급 판정은 높은 조건부터 순서대로 배치.